Bei der Buchung eines Raums fällt fast immer zuerst eine Zahl: Wie viele Personen kommen. Danach wird gefiltert, danach wird verglichen, danach wird entschieden.

Das ist verständlich, denn die Personenzahl ist die einzige Angabe, die jeder Anbieter macht. Sie beantwortet aber nur, ob alle hineinpassen. Nicht, ob im Raum gelingt, was gelingen soll.

Der Zweck steht vor dem Format

Dass ein Termin einen klaren Zweck braucht, bevor er im Kalender landet, haben wir an anderer Stelle behandelt. Die Forschung von Steven Rogelberg leitet eine Empfehlung ab: Wer vorab formuliert, was am Ende entschieden, entwickelt oder verstanden sein soll, führt fokussiertere Termine.

Der Schritt danach wird seltener gegangen. Aus dem Zweck folgt nämlich ein Format und aus dem Format folgen Anforderungen an den Raum. Eine Entscheidung braucht andere Bedingungen als ein Brainstorming, eine Schulung andere als eine Kundenpräsentation. Wer diese Kette nicht durchgeht, bucht eine Personenzahl und hofft auf den Rest.

Was die Fläche pro Person verrät

Es gibt eine einfache Kennzahl, die mehr über einen Raum sagt als seine Größe: die Fläche geteilt durch die angegebene Kapazität.

Am Factory Campus reicht diese Spanne von rund 1,8 bis über 4 Quadratmeter pro Person, je nach Raum und vorgesehener Bestuhlung. Das ist keine Ungenauigkeit in der Planung, sondern eine Aussage darüber, wofür ein Raum gebaut ist.

Bei knapp zwei Quadratmetern pro Person sitzen Menschen nach vorn gerichtet und hören zu. Bei vier Quadratmetern kann man aufstehen, an eine Wand treten, sich in Gruppen aufteilen, um den Tisch herumgehen.

Wer eine einzige Zahl in die nächste Raumbuchung mitnehmen möchte, nimmt also nicht die Kapazität, sondern die Fläche pro Kopf.

Welches Format welchen Raum braucht

Entscheidungen brauchen wenige Menschen und keine Zuschauer

Für Termine, an deren Ende eine Entscheidung stehen soll, spricht die Forschung für kleine Runden. Rogelberg beschreibt, dass die Qualität von Meetings mit steigender Teilnehmerzahl tendenziell sinkt, weil Koordinationsaufwand und Passivität zunehmen.

Ein zu großer Raum arbeitet dagegen. Wenn acht Personen in einer Fläche für dreißig sitzen, entsteht Distanz, die niemand will und es entsteht der stille Eindruck, dass eigentlich noch Leute fehlen.

Dazu kommt ein Aspekt, der bei der Raumwahl eine Rolle spielt: die Umgebung, in der Menschen miteinander kommunizieren. Ethan Bernstein und Stephen Turban haben in zwei Feldstudien untersucht, wie sich offenere Büroarbeitsplätze auf die Kommunikation auswirken. Dabei nahm die direkte Kommunikation ab, während digitale Kommunikation zunahm.

Für heikle Gespräche, Personalthemen oder Entscheidungen mit Konfliktpotenzial spricht deshalb einiges für einen kleinen, geschlossenen Raum, der Privatsphäre bietet und Ablenkungen reduziert. Am Campus fallen darunter Räume wie Cozy mit 17 Quadratmetern für vier Personen oder Cockpit und Bonus mit je 20 Quadratmetern für acht.

Workshops brauchen Platz zum Bewegen

Ein Workshop ist kein Meeting mit mehr Zeit. Er unterscheidet sich darin, dass Menschen etwas herstellen, und Herstellen braucht Fläche: für Wandarbeit, für Kleingruppen, für Material, für das Umstellen von Stühlen im Verlauf des Tages.

Deshalb sind hier die Räume mit großzügiger Fläche pro Kopf die richtigen - nicht die mit der höchsten Kapazität. Ein Raum, in dem zehn Personen auf 35 oder 40 Quadratmetern arbeiten, trägt einen Workshop-Tag. Derselbe Raum, mit zwanzig Personen belegt, wird nach zwei Stunden anstrengend.

Konkret lohnt der Blick auf drei Dinge. Erstens, wie viel freie Wandfläche zur Verfügung steht, denn Wände sind bei Workshops Arbeitsfläche. Zweitens, ob es einen zweiten Raum in der Nähe gibt, in den eine Kleingruppe ausweichen kann, ohne den Hauptraum umzubauen. Drittens, ob die Möblierung überhaupt bewegt werden darf.

Am Campus liegen für diese Formate Räume wie Brainstorm mit 35 Quadratmetern für zehn Personen oder Bestseller mit 55 Quadratmetern für zwanzig. Moderationskoffer, Flipcharts und Whiteboards lassen sich als Extras dazubuchen.

Schulungen brauchen Sichtlinien und ein Netz, das hält

Bei Schulungen und Fortbildungen verschiebt sich die Anforderung. Hier sitzen viele Menschen längere Zeit und schauen überwiegend in eine Richtung. Zwei Punkte entscheiden dann über den Tag.

Die Sichtlinie: Erreicht die Projektion tatsächlich die letzte Reihe, und sieht die letzte Reihe die vorderen Köpfe oder den Bildschirm?

Und die Internetverbindung: Zwanzig gleichzeitig verbundene Geräte sind ein anderer Anspruch als fünf. Bei Schulungen mit Cloud-Zugriff, digitalen Tools oder Live-Umfragen ist das der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird. Die Auskunft, dass WLAN vorhanden sei, beantwortet die Frage nicht.

Für größere Gruppen kommt am Campus etwa der Skyline-Raum mit 110 Quadratmetern für bis zu 60 Personen infrage. Die Anbindung läuft über das Glasfasernetz des Standorts.

Kundentermine beginnen vor dem Raum

Wer Kundschaft oder Partner empfängt, verkauft ab dem Moment, in dem die Person aus dem Auto steigt. Ob es Parkplätze gibt, ob der Eingang zu finden ist, ob jemand am Empfang steht und den Namen kennt, ob es einen Kaffee gibt, während man wartet: Das alles wirkt, bevor die erste Folie liegt.

Der Raum selbst muss dann vor allem eines leisten, nämlich funktionieren. Technik, die ohne Kabelsuche startet. Eine Größe, die zur Gruppe passt. Und kein Durchgangsverkehr.

Große Formate

Bei sechzig oder neunzig Personen geht es nicht mehr nur um Quadratmeter, sondern um Wegeführung, um Garderobe, um Catering, um die Frage, wo sich die Gruppe in der Pause aufhält, ohne im Weg zu stehen.

Am Campus ist der Meetup-Raum mit 175 Quadratmetern für bis zu 90 Personen dafür der größte verfügbare. Ob so ein Format am Ende funktioniert, hängt dann weniger am Raum als an der Organisation drumherum.

Was vor der Buchung zu klären ist

Unabhängig vom Format lohnen einige Fragen, bevor gebucht wird:

• Was soll am Ende des Termins entschieden, entwickelt oder verstanden sein?

• Wie viel Fläche pro Person hat der Raum und passt das zum Format?

• Sitzt die Gruppe, oder bewegt sie sich?

• Gibt es einen Raum in der Nähe für Kleingruppen oder ein vertrauliches Gespräch?

• Wie viele Geräte werden gleichzeitig im Netz sein?

• Darf die Möblierung verändert werden und wer stellt sie zurück?

• Wie kommen Externe an und wer nimmt sie in Empfang?

• Was ist im Preis enthalten und was kostet extra?

Die Räume am Factory Campus

Am Factory Campus in Düsseldorf-Lierenfeld stehen Konferenz- und Projekträume in einer Spanne von 17 bis 175 Quadratmetern zur Verfügung, für vier bis neunzig Personen, stunden- oder tageweise buchbar. Genutzt werden können sie von Campus-Mitgliedern und von externen Gästen.

Audiovisuelle Ausstattung, Projektor, Whiteboards, Moderationskoffer und Flipcharts lassen sich als Extras dazubuchen, ebenso Catering und Getränke. Alle Räume mit Größe, Kapazität und Preis stehen in der Preisübersicht.

Wer unsicher ist, welcher Raum zum geplanten Format passt, beschreibt am besten kurz das Vorhaben und nicht die Personenzahl. Die Antwort fällt dann meistens leichter.

QUELLEN

Rogelberg, S. G. (2019). The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance. Oxford University Press.
Bernstein, E. S. & Turban, S. (2018). The impact of the open workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B, 373.