Meetings sind das meistgenutzte Koordinationswerkzeug in Unternehmen. Und eines der am häufigsten kritisierten. Wer kennt das nicht: ein voller Kalender, wenig Zeit für eigentliche Arbeit, und das nagende Gefühl, dass vieles davon auch eine E-Mail hätte sein können.

Nach Schätzungen des Meeting-Forschers Steven Rogelberg, Professor an der University of North Carolina, werden 50 bis 70 Prozent der Meetings als Zeitverschwendung wahrgenommen.

Das ist keine anekdotische Stimmung. Es ist ein strukturelles Problem.

Was Forschung über schlechte Meetings herausgefunden hat

Steven Rogelberg beschäftigt sich seit über 20 Jahren wissenschaftlich mit Meetings. In Hunderten von Studien, Befragungen und Experimenten hat er untersucht, woran Meetings scheitern und was sie besser macht. Ein zentrales Ergebnis: Die meisten Probleme entstehen nicht im Meeting selbst, sondern davor und danach.

Meetings werden häufig einberufen, ohne dass der Veranstalter sich die Frage gestellt hat, ob ein Meeting das richtige Format ist.

Auch eine Agenda allein macht Meetings nicht besser. In Rogelbergs Studien zeigte sich, dass die bloße Existenz einer Agenda keinen messbaren Effekt auf die Meeting-Qualität hat. Was einen Unterschied macht, ist die Art der Agenda: Fragen statt Themen. Wer in ein Meeting geht, das „Q3-Zahlen" auf der Agenda hat, weiß nicht, was er beitragen soll. Wer in ein Meeting geht, das fragt „Welche Q3-Maßnahmen priorisieren wir?", kommt vorbereitet.

Der blinde Fleck der Führungskräfte

Rogelberg beschreibt in seiner Forschung einen strukturellen blinden Fleck: Führungskräfte, die Meetings einberufen, bewerten diese in der Regel besser als die Teilnehmenden. Wer ein Meeting leitet, hat eine klare Rolle, einen Überblick über den Kontext und das Gefühl, etwas voranzutreiben. Wer teilnimmt, erlebt das unter Umständen völlig anders.

 Das ist kein Zeichen schlechter Absichten, sondern ein Effekt unterschiedlicher Perspektiven.

Was produktive Meetings unterscheidet

Aus Rogelbergs Forschung und anderen Studien lassen sich einige Muster ableiten, die produktive von unproduktiven Meetings unterscheiden.

Klarer Zweck vor dem Termin

Meetings, bei denen Einladende vorab formulieren, was am Ende der Sitzung entschieden, entwickelt oder verstanden sein soll, verlaufen fokussierter. Der Zweck bestimmt das Format: Entscheidungen brauchen andere Strukturen als Brainstormings, und beide unterscheiden sich von reinen Informations-Updates.

Weniger Teilnehmende

Rogelbergs Forschung zeigt, dass die Qualität von Meetings mit steigender Teilnehmerzahl tendenziell sinkt. Mehr Menschen bedeuten mehr Perspektiven, aber auch mehr Koordinationsaufwand und ein höheres Risiko, dass einzelne Personen passiv bleiben. Bei Entscheidungs-Meetings liegt es deshalb nahe, nur jene einzuladen, die tatsächlich zur Entscheidung beitragen oder von ihr direkt betroffen sind.

Aktive Beteiligung statt Frontalbeschallung

Meetings, in denen eine Person spricht und die anderen zuhören, haben wenig Vorteil gegenüber einer E-Mail. Was den Wert eines Meetings ausmacht, ist die Interaktion: unterschiedliche Perspektiven, Rückfragen, das gemeinsame Weiterdenken von Ideen. Formate, die das aktiv fördern, etwa durch konkrete Fragen an alle Teilnehmenden oder durch kurze Einzelarbeitsphasen vor der Diskussion, zeigen in Studien bessere Ergebnisse.

Nachverfolgung als Teil des Meetings

Ein wiederkehrender Befund: Meetings ohne klare Nachverfolgung verlieren schnell an Wirkung. Was wurde entschieden? Wer macht was bis wann? Diese Fragen am Ende jedes Meetings explizit zu beantworten, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ergebnisse auch umgesetzt werden.

Was das für den Arbeitsort bedeutet

Meetings sind ein Kultur- und Führungsthema, das unabhängig vom Ort existiert. Und trotzdem spielt die Umgebung eine Rolle: Ein gut ausgestatteter, ruhiger Konferenzraum mit funktionierender Technik senkt die Einstiegshürde für fokussierte Zusammenarbeit. Wer im Homeoffice in einer Videokonferenz sitzt, kann dagegen leichter mit technischen Problemen, Ablenkungen oder fehlender Verbindlichkeit konfrontiert sein.

Gemeinsame physische Räume ermöglichen eine Art von Zusammenarbeit, die asynchrone Formate und Videocalls nur teilweise ersetzen können. Das macht sie nicht besser oder schlechter, sondern für bestimmte Meeting-Zwecke schlicht geeigneter.

Am Factory Campus stehen elf unterschiedliche Konferenz- und Projekträume zur Verfügung, stunden- oder tageweise buchbar für Campus-Mitglieder und externe Gäste. Alle Preise gibt es auf unserer Preisliste.