Auch in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt kommt Geschäftspost weiterhin per Brief. Verträge, Behördenpost, Rechnungen oder wichtige Mitteilungen landen nach wie vor im Briefkasten. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen heute flexibel – im Homeoffice, unterwegs oder mit verteilten Teams. Genau hier setzt ein Post-Scan-Service an.
Statt regelmäßig den Briefkasten zu leeren, wird eingehende Geschäftspost digitalisiert und online bereitgestellt. So bleibt die Post jederzeit verfügbar, unabhängig davon, wo gerade gearbeitet wird.
Was ist ein Post-Scan-Service?
Ein Post-Scan-Service ergänzt eine Geschäftsadresse um die digitale Verarbeitung der eingehenden Briefpost. Alle Sendungen werden zunächst an die Geschäftsadresse zugestellt. Dort werden sie geöffnet, digital erfasst und über einen geschützten Online-Zugang bereitgestellt.
Die eigentliche Postadresse bleibt dabei unverändert – lediglich der Umgang mit der eingehenden Post wird digital.
Gerade für Unternehmen ohne dauerhaft besetztes Büro, für Start-ups oder für Teams mit mehreren Standorten kann das den Arbeitsalltag deutlich vereinfachen.
So funktioniert die digitale Postbearbeitung
Der Ablauf ist in der Regel unkompliziert.
1. Die Geschäftspost geht an die Geschäftsadresse
Alle Briefe werden an die hinterlegte Geschäftsadresse zugestellt. Dadurch muss keine private Adresse im Impressum oder gegenüber Geschäftspartnern verwendet werden.
2. Die Post wird digitalisiert
Die eingegangenen Sendungen werden geöffnet und eingescannt. Am Factory Campus erfolgt die Bearbeitung montags bis freitags. Gehen Briefe oder E-Mails bis 12 Uhr ein, werden sie noch am selben Tag digital bereitgestellt.
3. Sicherer digitaler Zugriff
Anschließend stehen die Dokumente über einen geschützten Webserver mit Benutzerauthentifizierung zur Verfügung. So ist die Geschäftspost unabhängig vom eigenen Standort jederzeit abrufbar.
4. Was passiert mit den Papieroriginalen?
Auch nach der Digitalisierung bleiben die Originale erhalten.
Im Basic-Paket des Factory Campus ist eine monatliche Sammelweiterleitung innerhalb Deutschlands enthalten. Zusätzlich können Papieroriginale gegen Aufpreis archiviert werden. Die digitalen Dokumente werden bis zu zehn Jahre gespeichert.
Worauf sollte man bei einem Post-Scan-Service achten?
Nicht jeder Anbieter arbeitet gleich. Vor der Entscheidung lohnt sich ein Blick auf einige wichtige Punkte:
- Wie schnell wird die Post bereitgestellt?
- Wie erfolgt der Zugriff auf die Dokumente?
- Werden Papieroriginale weitergeleitet oder archiviert?
- Wie lange bleiben Dokumente digital verfügbar?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?
- Lässt sich der Service in bestehende Arbeitsabläufe integrieren?
Gerade wenn regelmäßig Rechnungen oder Behördenpost eingehen, können Funktionen wie Texterkennung oder digitale Workflows den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.
Für wen eignet sich ein Post-Scan-Service?
Ein digitaler Posteingang ist besonders interessant für Unternehmen, die flexibel arbeiten oder keine dauerhaft besetzte Bürofläche haben.
Dazu gehören beispielsweise:
Freelancer und Selbstständige
Start-ups in der Wachstumsphase
Unternehmen mit mehreren Standorten
Außendienst- oder Beratungsteams
Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer mit viel Reisetätigkeit
Auch Unternehmen, die ihre Geschäftsadresse von ihrer privaten Anschrift trennen möchten, profitieren von einem professionellen Postmanagement.
Mehr als nur eingescannte Briefe
Ein moderner Post-Scan-Service endet nicht beim Digitalisieren der Post. Entscheidend ist, wie gut sich die Informationen anschließend weiterverarbeiten und in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.
Am Factory Campus geht der Service deshalb über das reine Einscannen von Briefen hinaus: Neben der digitalisierten Originalpost bekommen Kunden auch eine individuelle PostBox-E-Mail-Adresse, worüber elektronische Eingangsrechnungen empfangen werden können. Die Rechnungen werden anschließend in der PostBox bereitgestellt und sind dort gemeinsam mit der gescannten Briefpost abrufbar.
Die PostBox ist also für den Empfang und die Lesbarmachung von E-Rechnungen funktionsfähig. Damit können digitale Rechnungen und eingescannte Briefpost über einen zentralen digitalen Posteingang verwaltet werden.
Die Bereitstellung erfolgt über einen gesicherten Webserver mit Userauthentifizierung. So kann Post rund um die Uhr (24/7) eingesehen und bei Bedarf heruntergeladen werden. Die Originalpost wird dafür als PDF gescannt und dargestellt.
In der Anfangsphase erfolgt die Übergabe der E-Mails noch manuell. Eingangsrechnungen werden zunächst einmal täglich aus dem E-Mail-Fach in die PostBox verschoben. Die automatisierte Weiterleitung ist bereits vorgesehen. Künftig sollen lesbare Eingangsrechnungen in Echtzeit vom System erkannt und direkt als Rechnung in der PostBox bereitgestellt werden.
Zusätzlich umfasst das Basic-Paket unter anderem Texterkennung, einen Standard-Workflow und einen persönlichen Ansprechpartner.
Digitale Post als Baustein eines modernen Unternehmens
Die Digitalisierung endet nicht bei Online-Meetings oder Cloud-Speichern. Auch der Umgang mit Geschäftspost lässt sich effizienter gestalten. Ein Post-Scan-Service sorgt dafür, dass wichtige Dokumente schneller verfügbar sind, Arbeitsabläufe vereinfacht werden und Unternehmen unabhängig vom eigenen Standort arbeiten können.
Am Factory Campus in Düsseldorf lässt sich der Post-Scan-Service flexibel mit einer Geschäftsadresse kombinieren. So erhalten Unternehmen nicht nur eine professionelle Geschäftsadresse, sondern auch einen digitalen Posteingang, der den Arbeitsalltag spürbar vereinfacht – vom ersten Behördenbrief bis zur laufenden Rechnungsbearbeitung. Alle Leistungen und Konditionen sind transparent in unserer Preisliste aufgeführt.
